Workflow Management
O Workflow Management é o editor visual de workflows. Lista os fluxos de cada tipo de documento, abre um fluxo como diagrama e grava etapas, transições, acessos das equipes, papéis, ações e motivos de uma só vez. Um fluxo novo pode começar em branco ou a partir de um modelo.
Disponibilidade
- O Workflow Management é ativado por tenant. Enquanto não estiver ativo, a entrada não aparece no Maintenance e o endereço redireciona para o Maintenance. Veja Configuração.
- Você precisa de acesso ao Maintenance.
Abrir o Workflow Management
- Clique no seu avatar de usuário, no canto superior direito do menu principal, e selecione Maintenance.
- Em Browse by area, selecione Workflow.
- Selecione Workflow Management.
A entrada Workflows, ao lado, é a tela em lista para os mesmos registros.
Encontrar um fluxo
Em Escolha um tipo de documento, selecione o tipo de documento cujos fluxos você quer ver, por exemplo Jobs ou Projects. O campo Pesquisar filtra os tipos de documento.
Em Fluxos existentes aparecem todos os fluxos desse tipo de documento. Cada cartão mostra uma pré-visualização da cadeia de etapas e quantas etapas e transições o fluxo tem. Selecione um cartão para abrir o fluxo no diagrama.
Criar um fluxo
- Selecione o tipo de documento.
- Selecione o cartão Novo fluxo, no fim dos Fluxos existentes.
- Escolha como começar:
- Começar em branco cria três etapas, Draft, New e Done. A transição Iniciar move o documento de Draft para New e o ativa, e Concluir o move de New para Done.
- Um cartão marcado como Modelo copia as etapas, os acessos das equipes, os papéis, as ações e os motivos desse modelo.
- Edite o fluxo no diagrama e selecione Salvar fluxo.
Nada é salvo até você selecionar Salvar fluxo.
Quando um modelo usa papéis ou equipes que ainda não existem no seu tenant, o editor os lista acima do diagrama. Selecione Criar o que falta para criá-los. Um papel de transição que não existe faz o salvamento falhar, e uma equipe faltando deixa de fora o acesso dessa equipe à etapa.
Editar um fluxo no diagrama
O editor tem três partes:
- o diagrama, com as etapas em caixas e as transições como setas com o nome;
- o painel lateral, com o cartão Fluxo e, quando há algo selecionado, o cartão Etapa ou Transição;
- a lista de Problemas, no final do painel lateral.
Trabalhar no diagrama
| Para | Faça isto |
|---|---|
| Selecionar uma etapa ou transição | Clique nela. O cartão correspondente abre no painel lateral. |
| Adicionar uma transição | Arraste de um ponto de conexão de uma etapa para outra etapa. |
| Adicionar uma etapa e uma transição de uma vez | Arraste de um ponto de conexão para um espaço vazio e escolha a etapa. |
| Renomear uma etapa ou transição | Dê um duplo clique no nome. |
| Excluir uma etapa ou transição | Selecione-a e pressione Delete. |
| Navegar | Use a barra de visualização, no canto inferior esquerdo, para desfazer, refazer, enquadrar o fluxo na tela, ajustar à largura, aplicar zoom e centralizar no que está selecionado. |
As etapas inicial e final não podem ser excluídas. Duas etapas só podem estar conectadas por uma transição em cada sentido, e uma transição não pode começar e terminar na mesma etapa.
Cartão Fluxo
A aba Configurações tem o Nome do fluxo, as etapas Começa em e Termina em e o Tipo de objeto de negócio. Adicionar etapa adiciona uma etapa nova ou uma que já existe no tipo de documento. Adicionar transição pede as etapas De e Para.
A aba Automações move o documento por conta própria quando os documentos dentro dele chegam a uma determinada etapa. Em cada automação, escolha o tipo de documento dos filhos, a etapa a que chegam (Quando chegarem a) e a etapa para onde mover este documento (Mover este documento para). Em um fluxo novo, salve o fluxo antes de adicionar automações. Veja Stage Mappings.
Cartão Etapa
Selecione uma etapa para abrir o cartão dela. Ele tem quatro abas.
Transições lista as transições que entram (Entra de) e que saem (Sai para). Selecione uma para abri-la. Adicionar uma transição a partir daqui cria uma transição nova saindo desta etapa.
Acesso das equipes define, para cada equipe, o que ela pode fazer nesta etapa:
| Coluna | Significado |
|---|---|
| R (Ler) | A equipe vê o documento nesta etapa. |
| W (Escrever) | A equipe pode usar as transições que saem desta etapa. |
| P (Aparece nos pendentes) | O documento aparece na lista de pendentes da equipe. |
| N (Notificar) | A equipe é notificada quando o documento chega a esta etapa. |
Configurações tem o Nome, o Tipo de etapa, a Cor, a Posição e o Percentual da etapa, e as opções Visível ao cliente, Aguardando terceiros, Aceita horas e Sugerir percentual. Excluir etapa fica no final. Veja Stages e Stage Types.
Traduções tem o nome da etapa em cada idioma configurado no tenant. Deixe um idioma vazio para mostrar o nome original.
Cartão Transição
Selecione uma transição no diagrama, ou na aba Transições de uma etapa, para abrir o cartão dela. O cartão mostra as etapas de origem e de destino e tem estas abas:
- Configurações: Nome, Ícone, Posição, Id no outro sistema, Pasta para o arquivo, Texto de confirmação, Query de validação e as Obrigatoriedades: Confirmação, Horas, Comentário, Arquivo, Notificação, Exige equipe e Padrão. Excluir passo fica no final.
- Papéis: os papéis que podem usar a transição. Selecione Verificar alçadas de valor para limitar um papel a um intervalo de valores, com De e Até.
- Ações: o que é executado quando a transição é usada. A maioria das ações precisa de um valor, e o campo abaixo de cada ação diz o que ele espera.
- Motivos: os motivos que o usuário escolhe quando a transição tem a ação RequestMotive. Um motivo inativo continua no fluxo mas deixa de ser oferecido.
- Ações personalizadas: ações personalizadas configuradas no seu tenant que são executadas com a transição.
- Traduções: o nome da transição em cada idioma do tenant.
O número ao lado de Papéis, Ações, Motivos e Ações personalizadas é quantos a transição tem.
Veja Transitions e Workflow Actions para o que faz cada definição e cada ação.
Rever os problemas
A lista de Problemas verifica o fluxo enquanto você o edita. Selecione um problema para ir à etapa ou transição que ele refere, na aba onde ele é corrigido. O número ao lado de Salvar como modelo, na barra superior, mostra quantos problemas há.
Alguns problemas bloqueiam o salvamento. Salvar fluxo fica desativado até que sejam corrigidos:
- a etapa inicial não é do tipo Draft, ou o fluxo tem mais de uma etapa Draft;
- a primeira transição que sai de Draft não ativa o documento;
- uma transição volta para a etapa Draft;
- a mesma etapa é ao mesmo tempo o início e o fim do fluxo;
- uma etapa não tem nenhuma transição entrando nem saindo.
Os outros problemas são avisos e o fluxo pode ser salvo mesmo assim. Incluem uma etapa sem saída, uma etapa onde não entra nada, uma etapa sem caminho até à etapa final, uma etapa que nenhuma equipe consegue ver ou onde nenhuma pode agir, uma etapa que não está nos pendentes de nenhuma equipe, e uma transição que exige horas para uma etapa que não aceita horas.
Salvar o fluxo
Selecione Salvar fluxo na barra superior. O botão fica ativo quando há alterações e nenhum problema bloqueador. O resultado aparece como mensagem no canto da tela. Quando só parte das alterações foi salva, a mensagem diz quantas falharam. Corrija-as e salve novamente.
Salve antes de sair do fluxo. Voltar ao tipo de documento, pelo breadcrumb, descarta as alterações não salvas.
Salvar um fluxo como modelo
- Abra o fluxo.
- Selecione Salvar como modelo na barra superior.
- Digite o Nome do modelo e selecione Salvar modelo.
O modelo aparece em Novo fluxo da próxima vez que você criar um fluxo. Salvar um modelo não salva o fluxo.
Pedir ajuda ao Assistente de IA
Com o Workflow Management aberto, o botão do Assistente de IA abre o Agente de Workflows, que explica e altera workflows a partir de uma descrição.
Configuração
Um administrador ativa o Workflow Management em System Settings > Behavior > Enable workflow management. Ele vem desativado por padrão.